Når økonomisystem, CRM og Excel ikke taler sammen

En ordre bliver aftalt i CRM'et, tastet ind igen i økonomisystemet og til sidst kopieret over i et Excel-ark, så nogen kan følge med. Nye kunder oprettes to eller tre steder, og når noget rettes ét sted, bliver det ikke rettet de andre. Har I systemer, der ikke taler sammen, betaler I for det i tid, fejl og tal, ingen helt stoler på. Her er, hvordan I finder ud af, hvor det gør mest ondt, og hvilken løsning der passer til jeres situation.

Tegn på, at jeres systemer ikke taler sammen

Det sker sjældent på én gang. Et nyt CRM kommer til, økonomisystemet bliver skiftet ud, og et Excel-ark udfylder hullet imellem. Kan I nikke genkendende til flere af disse, er det værd at kigge nærmere på:

• Samme kunde findes flere steder – med forskellig stavemåde, adresse eller kundenummer.
• Ordrer eller tilbud tastes ind igen i økonomisystemet, efter de er aftalt i CRM'et eller modtaget på mail.
• Eksport–import er en fast rutine: hver uge eller måned eksporterer nogen fra ét system, retter i Excel og importerer i et andet.
• I afstemmer tal i hånden, fordi omsætningen i CRM'et og i bogføringen ikke stemmer.
• Kun én person kender rutinen, og når vedkommende er syg eller på ferie, hober arbejdet sig op.
• Fejl opdages sent – fx når en kunde får en forkert faktura eller et forkert tilbud.

Hvad koster dobbelt indtastning?

Det enkleste regnestykke kan I lave selv: Tæl, hvor mange registreringer der flyttes i hånden mellem systemerne på en typisk uge, gang med de minutter, hver tager, og gang med jeres timeomkostning. Læg derefter det, fejlene koster, oveni: rettede fakturaer, kreditnotaer, tid brugt på at finde ud af, hvilket tal der er rigtigt. Det tal er grundlaget for at vurdere, hvad en løsning må koste, og om det overhovedet kan betale sig at gøre noget.

Nogle gange er svaret, at det ikke kan. Er det fem ordrer om måneden, er det måske fint at taste dem. Er det fem om dagen, ser regnestykket anderledes ud.

Hvilket system er »sandheden«?

Før der bygges noget, skal I beslutte, hvor hver type data hører hjemme. Ellers ender en integration bare med at flytte rodet hurtigere rundt. Et typisk udgangspunkt er:

• Kunder og kontaktpersoner oprettes og rettes i CRM'et.
• Fakturaer, betalinger og bogføring hører hjemme i økonomisystemet, fx e-conomic, Visma, Navision eller Business Central.
• Varer og priser styres ét sted, ofte i økonomi- eller ERP-systemet.
• Excel bruges til analyse og planlægning, men er ikke kilden til data, andre systemer er afhængige af.

Fordelingen kan se anderledes ud hos jer. Det vigtige er, at alle ved, hvor man retter hvad, og at kunde- og varenumre er de samme på tværs, så data kan kobles.

Integration mellem systemer: tre veje

Der er ikke én rigtig løsning. Det afhænger af, om målet er at slippe for at taste data igen, eller om det er at få et samlet overblik.

1. Den færdige integration

Mange økonomi- og CRM-systemer har færdige integrationer til hinanden, enten indbygget eller som tilkøb. Tjek altid det først. Passer den færdige integration til jeres måde at arbejde på, er det typisk den hurtigste og billigste vej, og så er det den, I skal vælge.

2. Et automatiseret dataflow mellem systemerne

Findes der ingen færdig integration, eller kan den ikke det, I har brug for, kan data flyttes automatisk via systemernes integrationer (API'er) eller faste eksportfiler. Fx: Når en ordre markeres som vundet i CRM'et, oprettes kunden og ordren automatisk i økonomisystemet, og fejl sendes til en person i stedet for at blive overset. Kommer data ind som mails eller PDF'er, kan AI bruges til at læse dem og lave et udkast, som en medarbejder godkender. Læs mere i Automatiser med AI: administration uden AI-folk i huset.

3. Et data warehouse til overblikket

Er problemet mest, at tallene til ledelsen skal samles fra flere systemer, behøver systemerne ikke nødvendigvis at skrive til hinanden. Så kan data i stedet hentes automatisk ind ét sted og kobles der. Jeg bygger som udgangspunkt i Snowflake med dbt, hvor reglerne for, hvordan kunder og ordrer kobles, skrives ned og testes automatisk. Læs mere i Data warehouse for små virksomheder: hvornår giver det mening? og Ledelsesrapportering: ét overblik over jeres KPI'er.

Vej 2 og 3 kan sagtens kombineres: dataflowet fjerner de dobbelte indtastninger, og data warehouset giver overblikket.

Fire spørgsmål, før I bygger noget

1. Hvilke data skal flyttes, og i hvilken retning? Kun fra CRM til økonomisystem, eller begge veje? Jo færre retninger, jo enklere og mere robust.
2. Hvor ofte? Med det samme, hver time eller én gang i døgnet? Det er ikke altid nødvendigt med det samme.
3. Kan systemerne overhovedet tilgås? Har de en integration (API), eller kan de lave en fast eksport? Især ældre systemer har ikke altid en moderne API, og så kan en fast eksportfil være vejen.
4. Hvad sker der, når noget går galt? En god løsning giver besked, når en ordre ikke kan overføres, i stedet for stille at springe den over.

Eksempelscenarie (fiktivt)

Opsummering

Systemer, der ikke taler sammen, koster tid, giver fejl og gør virksomheden afhængig af få personer. Start med at tælle de dobbelte indtastninger og regne på, hvad de koster. Beslut, hvilket system der er »sandheden« for kunder, ordrer og varer, og få kunde- og varenumre til at passe. Tjek derefter, om en færdig integration kan klare det, før I får bygget et automatiseret dataflow eller et data warehouse. Bliver regnearkene brugt til at lime det hele sammen med makroer, så læs også Når Excel-rapportering og VBA ikke kan følge med: 6 tegn.